مقدمه- امروزه عملكرد و ارزيابي آن يكي از بحث هاي اصلي در تمامی سازمان ها و دولت ها  به شمار مي رود براي اينكه يك دولت عملكرد خوبي داشته باشد بايستي عملكرد آن از حيث سازمان، مديران و كاركنان به دقت مورد ارزيابي قرار گيرند. به بيان ديگر نظام مديريت و ارزيابي عملكرد به عنوان يكي از فرايندهاي مديريتي، نقش برجسته اي در كمك به تحقق اهداف و ماموريت هاي دولت ها دارد. اين امر در حوزه مديريت دولتي كه آحاد جامعه از رفتار و الگوهاي آن متأثر مي شوند اهميت مضاعف دارد. در این میان اکثر کشورها دارای نظام ارزیابی عملکرد مشخصی هستند که بر اساس آن اقدام به ارزیابی عملکرد سازمان های خود کرده و بر اساس نتایج بدست آمده از ارزیابی انجام شده اقدام به اجرای برنامه های بهبود می کنند. اما این که خودِ نظام ارزیابی عملکرد در یک دولت یا در یک سازمان تا چه اندازه از بهره وری لازم برخوردار است بسیار مهم است، چرا که نتایج و تحلیل های حاصل از ارزیابی است که مبنای تدوین و اجرای برنامه های جدید قرار می گیرد. لذا در این یادداشت بنا دارم ضمن اشاره کوتاه به اقدامات انجام شده در کشور در این زمینه برخی عوامل کلیدی را مورد بحث قرار دهم.

اقدامات پایه ای که انجام شده است-  در سال‌هاي اخير چشم‌انداز بيست ساله‌ نظام ترسيم و به تصويب مراجع ذيصلاح رسيده و همواره مورد تاكيد مسئولين بوده و مجموعه سازمان‌ها و نهادهاي تصميم گير و اجرايي كشور تحقق آن را هدف خود قرار داده اند، لذا اين امر علاوه بر برنامه‌ريزي، لزوم ارزيابي و پایش نظام مند در سطوح و حوزه‌هاي مختلف را با نگرش سيستمي براي بررسي ميزان تحقق اهداف و انتظارات پيش بيني شده در سند چشم‌انداز دو چندان نموده است. در همين رابطه و با توجه به ضرورت و اهميت موضوع و نيز، خلاء نظام ارزيابي عملكرد در حوزه مديريت اجرايي كشور، هيأت دولت طي مصوبه شماره 44642/ت27701هـ مورخ 28/10/1381 سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور سابق را مکلف نمود تا با همكاري دستگاه‌هاي اجرايي كشور هر سال اقدام به ارزيابي عملكرد وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها، شركت‌ها و مؤسسات اجرايي نموده و علاوه بر تهيه گزارش جامع از عملكرد دستگاه‌ها، نقاط ضعف و قوت عملكرد آن ها را شناسايي نماید و با ارايه راهنمايي‌ و راه كارهاي مناسب موجبات بهبود عملكرد و افزايش بهره‌وري و نهايتاً كارآمدي دستگاه‌ را فراهم نمايد. با تصویب و ابلاغ قانون مدیریت خدمات کشوری، فصل یازدهم (مواد 81، 82 و 83) این قانون، استقرار نظام مدیریت عملکرد در دستگاه های اجرایی کشور را تکلیف کرده است. لذا این موضوع در حال حاضر در قالب قانون دائمی تکالیفی را بر عهده دولت و دستگاه های اجرایی قرار داده که بسیار با اهمیت است. به طوریکه مطابق ماده 81 این قانون دستگاه های اجرایی مکلف به استقرار نظام مدیریت عملکرد هستند و ماده 82 نیز سازمان (سازمان اداری و استخدامی کشور) را موظف به نظارت بر نحوه استقرار این نظام در دستگاه های اجرایی کرده است و در نهایت ماده 83 قانون اشاره به ارزیابی استراتژیک کشور دارد.

چهار عامل کلیدی در ارتقای بهره وری نظام ارزیابی عملکرد- با عنایت به نکاتی که مطرح شد در سنوات اخیر بستر بسیار مناسبی برای ارزیابی و مدیریت عملکرد دستگاه های اجرایی در سطح کلان دولت انجام شده و چاچوب مناسبی نیز در قالب سیستم الکترونیک با عنوان «سامانه جامع مدیریت عملکرد دولت» استقرار یافته است که تشریح جزئیات آن از قلمرو موضوعی این یادداشت خارج است. اما آنچه که لازم است به عنوان نکات کلیدی به منظور ارتقای بهره وری سیستم مذکور همواره مورد توجه تمام دستگاه های اجرایی قرار گیرد را می توان در قالب عوامل زیر مورد بحث قرار داد.

1. برنامه راهبردی و بسته های اجرایی مبنای اصلی است- مبنا قرار دادن برنامه راهبردی و اهداف عملیاتی تعیین شده، قدم اول در استقرار نظام ارزیابی و مدیریت عملکرد می باشد. اما در برخی موارد مورد بی توجهی قرار می گیرد. وقتی در مورد برنامه های راهبردی سخن به میان می آید اولین سوالی که برخی مدیران مطرح می کنند این است که آیا در بخش دولتی نیز همانند بخش خصوصی می توان برنامه راهبردی تدوین نمود یا خیر؟ بدیهی است پاسخ سوال مثبت است چرا که بخش دولتی و دستگاه های اجرایی نیز بر اساس اهداف و ماموریت های مشخصی ایجاد شده اند، تنها تفاوت این دو بخش در این است که مبنای اصلی دستگاه های اجرایی در تدوین اهداف راهبردی و برنامه های عملیاتی، اسناد بالادستی است که بایستی در تدوین برنامه مورد توجه قرار گیرد. همانند برنامه جامع اصلاح نظام اداری-دوره دوم (مصوب شورای عالی اداری) و برنامه های عملیاتی و اجرایی (تفاهم نامه های اصلاح نظام اداری با دستگاه ها) که با در نظر گرفتن اسناد بالادستی از جمله سیاست های کلی نظام اداری (ابلاغی مقام معظم رهبری) تدوین شده و در حال اجرا می باشد. کوتاه سخن این که چنانچه مبنای ارزیابی و شاخصهای تعیین شده در این زمینه، برنامه های راهبردی نباشد، در نهایت چیزی مورد ارزیابی قرار خواهد گرفت که مبنایی برای تعیین این که آیا موفق عمل کردیم یا خیر وجود ندارد.
2. اثر، پیامد، ستاده، فرایند و ورودی همه مهم هستند اما در سطوح سازمانی مشخص- مفاهیم؛ اثر (Impact)، پیامد (Outcome)، ستاده (Output)، فرایند(Throughput) و ورودی (Input)  از جمله متغیرهایی هستند که اندازه­گیری عملکرد در قالب آنها انجام می­شود. به عبارت دیگر ما می­توانیم با در نظر گرفتن رویکرد یک کشور، سازمان یا یک واحد تولیدی، هر کدام از این متغیرها یا ترکیبی از آنها را برای اندازه­گیری عملکرد یا به مفهوم جامع­تر، مدیریت عملکرد، انتخاب نماییم. اما آنچه مسلم است، این است که هر کدام از این اندازه­گیری عملکردها، دارای کاربردهای خاصی می­باشد. برای مثال اندازه­گیری نسبت ستاده به ورودی، معمولا به منظور محاسبه کارایی یا بهره­وری مورد استفاده قرار می­گیرد. یا متغیر ستاده، بر خلاف متغیرهای؛ اثر یا پیامد که معمولا در درازمدت قابل محاسبه می­باشند، برای یک بازه زمانی کوتاه­تر (برای مثال یکساله) مورد استفاده قرار می­گیرد.  نورمن(RICHARD NORMAN) در مقاله ایی با عنوان اندازه‌گيري پیامدها در حین حسابرسی بر اساس خروجی­ها تجربه کشور نیوزلند را در قالب دو متغیر؛ پیامد و ستاده به تحریر درآورده است. بدین معنی که این کشور پس از 15 سال تلاش در خصوص اندازه­گیری ستاده­ها به این نتیجه رسیده است که در کنار اندازه­گیری ستاده­ها که بیشتر به منظور پاسخگویی و حسابرسی مورد استفاده قرار می­گیرد مدیریت عملکرد بر اساس پیامدها را در کشور خود مستقر نمایند. لذا هر کدام از متغیرهای مذکور می تواند مبنای تدوین شاخصهای ارزیابی عملکرد باشد اما بایستی با در نظر گرفتن سطح سازمانی و تصمیم گیری مورد توجه قرار گیرد.
3. نیازمند ارزیابان حرفه ای هستیم- بدیهی است اجرای ارزیابی عملکرد نیز همانند دیگر سیستم های مدیریتی نیازمند کارشناسان حرفه ای است اما موضوع زمانی اهمیت مضاعف پیدا می کند که ما در قالب سیستم ارزیابی، ضمن ارزیابی و قضاوت در مورد عملکرد سازمان ها، به دنبال این هستیم تا نتایج ارزیابی مبنای تدوین و اجرای برنامه های بهبود قرار می گیرد. لذا چنانچه فرایند ارزیابی بدون استفاده از ارزیابان حرفه ای انجام شود نه تنها نتیجه ارزیابی  قابل استناد نخواهد بود بلکه نقطه شروع سلسله برنامه های اجرایی باطل خواهد شد.
4. خروجی ارزیابی عملکرد بایستی مورد توجه قرار گیرد- آن چه که در تمام سیستم های ارزیابی مورد توجه است، استفاده از نتایج ارزیابی عملکرد در بهبود عملکرد سازمان هاست. به عبارت دیگر، درست است که خروجی تمام سیستم ها و مدل های ارزیابی تعیین سطح موفقیت یک سازمان در اهداف تعیین شده است اما چنانچه نتایج ارزیابی مبنایی برای تعیین برنامه های بهبود سازمانی قرار نگیرد، استفاده درستی از نتایج ارزیابی صوورت نگرفته است. همانند این است ما در بررسی و ارزیابی سلامت خود به آسیب هایی دست پیدا بکنیم اما به دنبال بهبود آن نباشیم.

علاءالدین رفیع زاده

www.rafiezadeh.ir